Manual do cliente

1. Após a constituição da empresa, deverão ser mantidos, em local visível, em seu quadro de avisos, para análise da fiscalização, os seguintes documentos:

* C.N.P.J. – Inscrição no Ministério da Fazenda;
* CACEPE – Cadastro dos Contribuintes do Estado de Pernambuco;
* Alvará de Funcionamento com DAM pago;
* Licença de Funcionamento da Vigilância Sanitária ATUALIZADO;
* Carteira de Saúde dos empregados – em casos especiais;
* Último recolhimento da Guia do INSS (GPS);
* Quadro de Horário de trabalho;
* Contribuição Sindical Patronal – paga todos os meses de JANEIRO;
* Escala de Revezamento de trabalho dos funcionários, se houver.

1.2. Além desse quadro, ainda deverão estar, em local visível, os seguintes itens:
* Placa indicativa do SIMPLES NACIONAL;
* Placa indicativa com telefone do PROCON PE da cidade onde a empresa está localizada  (Araripina
87 – 3873-1481 Rua Cel Antonio Modesto, 184 centro, horario de funcionamento de 08hoomim ás l2hoomin de segunda a sexta), adquirida em livrarias ou impressa em impressora laser;
* Placa de obrigatoriedade de emissão de nota fiscal (N.F.), adquirida em livrarias;

* Código de Defesa do Consumidor (adquirido em livrarias ou CDL);

2.1. A empresa deverá manter em seu arquivo físico ou eletrônico os seguintes documentos:
* Contrato Social;
* Alterações Contratuais;
* C.N.P.J./MF;
* Certidões Negativas (no caso de licitação pública);
* Termo de opção do SIMPLES (quando for o caso);
* Termo de opção de microempresa (quando for o caso).
* optando por arquivo eletrônico fazer backup diariamente, se possível em vários tipos de mídias.

1. Em caso de ocorrer alteração em qualquer dado da empresa, seja de sócio, de endereço, de capital social, nome de fantasia, etc., a CONTABILIZE deverá ser informada, antecipadamente, a fim de que possa proceder ao devido registro nos Órgãos competentes;

2. Caso a alteração seja na mudança de endereço, a notificação é imediata, e a alteração deverá ser realizada no prazo máximo de 30 (trinta) dias, antes da mudança nas instalações;

3. Conforme legislação pertinente ao Imposto de Renda, é obrigatória a declaração de IRPF de todos os sócios da empresa;

4. Caso haja aquisição de bens móveis ou investimentos feitos pela pessoa física sócia da empresa, ou jurídica, o responsável técnico da CONTABILIZE, deverá ser consultado previamente para orientações.

DEPARTAMENTO DE PESSOAL (RH)
A admissão de empregados deverá ser realizada no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas após o início da prestação de serviços.
A- Documentos necessários para o registro:
* Carteira de Trabalho (CTPS);
* 01 (uma) foto 3×4;
* Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);

* Cópia de Carteira de Identidade;

*Cópia do CPF;

* Cópia de Certificado militar ou dispensa, para homens;
*Carteira de Habilitação e Categoria, caso tenha a função de motorista
* Cópia do Título de Eleitor;
* Cópia do Cartão do PIS – exceto se for o primeiro emprego;
* Cópia Certidão de Nascimento ou casamento;

* Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos;
*Cartão de Vacinação dos filhos menores de 07 anos, entregar sempre nos meses de abril e
novembro;
* Comprovante freqüência escolar (07 aos 14 anos), entregar sempre nos meses de abril e
novembro;
* Carteira de Saúde –(no caso de: bares, restaurantes, salão de beleza, consultórios médicos,
e afins);
* Declaração de Dependentes para o IR FONTE;
* Declaração de opção do vale transporte (quando necessário).

B- Informações complementares para admissão:

Estado Civil; Nome do cônjuge; Grau de instrução; Ficha 19 ou no caso de serviços técnicos o certificado conclusão; Função; Salário Contratual; Horário de Trabalho;
Comprovante de Endereço completo e com CEP; Opção vale transporte (quando necessário); Data Admissão;

Tipo Contrato: Experiência ( ) dias Renovação por ( ) dias

Indeterminado

C- Vale – transporte
* É proibido por lei o pagamento em dinheiro;
* Somente entregar ao empregado mediante recibo;
* No caso de não-utilização do vale-transporte, solicitar ao empregado a declaração de dispensa;
* O Vale – transporte deverá ser adquirido por meio de pagamento nas agências bancárias credenciadas, Consórcio Grande Recife – VEM.

D- Vale – refeição
* É proibido por lei o pagamento em dinheiro;
* Fornecer somente mediante convênio com o Ministério do Trabalho (PAT), cesta básica ou ticket alimentação;
* Entregar ao funcionário por meio de recibo.

E- Controle de Ponto

* A presença dos funcionários deverá ser controlada por meio de livro de ponto, fichas individuais de presença ou relógio de ponto;

* Controle de ponto é obrigatório para empresas com 10 ou mais funcionários; no entanto, é recomendado a todas as empresas.

F- Atestados Médicos
* Caso haja um funcionário com atestado médico superior a 15 dias, comunicar o fato, imediatamente, ao encarregado do setor de Recursos Humanos;
* Em caso de acidente de trabalho, comunicar ao INSS no prazo de 24 (vinte e quatro) horas após o ocorrido, através do CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho);
* Caso uma funcionária apresente atestado de salário-maternidade, enviar, imediatamente, ao encarregado do setor de Recursos Humanos;
* Solicitar atestado médico ocupacional no momento da admissão, da demissão e a cada 12 meses (periódico), ou em período inferior obedecendo ao recomendado pelo médico do trabalho;
* Verificar a veracidade do atestado apresentado pelo funcionário, quando houver suspeita de irregularidade.

G- Férias
* Controlar a escala de férias dos funcionários e solicitar ao encarregado do setor de Recursos Humanos a documentação relativa a férias dos empregados com mais de um ano de registro; se acumular 02 férias vencidas, a empresa pagará em dobro.

* Enviar a carteira de trabalho, para que sejam feitas as devidas anotações;
* Comunicar por escrito ao empregado 30 dias antes do início de gozo de suas férias;
* Pagar 48 horas antes do início de gozo das férias.

H- Recibo de Profissional Autônomo
* Os recibos de pagamento a Autônomos (RPA’S) deverão ser solicitados ao encarregado do setor pessoal; se o empresário preferir fazê-los, deverá comunicar no ato do pagamento para que sejam feitas as guias de impostos e incluir o profissional nos relatório da GFIP-SEFIP..

I- Demissão de Empregados
* As demissões de empregados deverão ser avisadas ao encarregado do setor Recursos Humanos, no ato do aviso prévio/aviso demissão, a fim de que a documentação seja preparada em tempo hábil para o pagamento dos direitos trabalhistas.
Prazos legais para pagamento de verbas rescisórias e homologação de rescisão:
* Aviso Indenizado – 10 dias;
* Aviso Trabalhado (cumprido) de 30 dias, a homologação será ao final, em 24 horas;
* Contrato de Experiência (de 30 dias a 90 dias) – pagamento da rescisão ocorrerá em 24 horas após o término do contrato;

As rescisões de contrato com mais de 01 (um) ano de registro deverão ser homologadas no Sindicato Laboral.
§ 2º – Caso o pagamento das verbas rescisórias serem pagas através de depósito bancário ou ordem de pagamento, fica a empresa obrigada a comunicar ao empregado por escrito através de telegrama com cópia, que os seus valores estão disponíveis (descrever a forma do crédito)
Estabilidade – Verificar CONVENÇÃO COLETIVA:
a) Gravidez – Desde a confirmação até 05 meses após a data do parto, para o Sindicato do comércio são 06 meses (verificar demais convenções coletivas);
b) Acidente de trabalho – 01 ano após o retorno do acidente;
c) CIPA – Participante eleito como membro durante o mandato;
d) Sindicato – Empregado Eleito, durante o mandato;

J- Guia do INSS (GPS)
* Enviar, mensalmente, ao Sindicato dos Empregados (Laboral), a cópia da guia recolhida e anexar na original o comprovante de entrega.

L- Salários

* O pagamento dos empregados, mensalistas, deverá ser efetuado até o 5º. dia útil do mês subseqüente à prestação do serviço. Nesses casos, o sábado também é considerado dia útil para a contagem do prazo.
Construção civil – 3º. Dia útil
* NÃO RASURAR contracheques;
* No pagamento do 13º. salário, levar-se-á em conta os seguintes prazos:
. 1ª. Parcela – até 30 de novembro
. 2ª. Parcela até 20 de dezembro
M- Alteração no Contrato de Trabalho
* Qualquer alteração no contrato de trabalho (mudança de função, alteração de salário, férias etc.) deverá ser comunicados ao encarregado do setor Recursos Humanos, juntamente com a carteira de trabalho.
* Nas datas-base, obrigatoriamente, deverão ser encaminhados o livro de registro dos empregados e as carteiras de trabalho para serem registradas as anotações devidas.
N- Variáveis na Folha de Pagamento
* Quando existe salário variável o fechamento da folha ocorrerá obedecendo o prazo 25/25, caso haja, na folha de pagamento, anotações como: horas extras, faltas, comissões etc.

                                                                                  PROCEDIMENTOS NA ÁREA FISCAL

A. NOTAS FISCAIS
É obrigatória a emissão de nota fiscal ou cupom fiscal. Quando a empresa comercial utilizar cartões de créditos para financiar vendas será OBRIGATÓRIO o TEF e a máquina ECF – Emissor Cupom Fiscal e Programa PAF-ECF.. Os seguintes documentos deverão ser enviados à CONTABILIZE em atenção ao setor Fiscal até o dia 03 do mês subseqüente daquele em que foram emitidos, da seguinte forma para o registro e a apuração dos impostos. Notas Fiscais de Entradas “compras” especificando o motivo do uso das mesmas ex: revenda, industrialização, imobilizado, consumo etc.;*

 Notas Fiscais de Venda de mercadorias, serviços ou cupom fiscal “redução Z”;
 Relatório de venda de cartão de Credito com os seus respectivos comprovantes;
 Prestação de serviços;
 Inventario Físico no último dia do mês;

Observações:
1. Observar o prazo de validade das notas fiscais emitidas e recebidas, essa data localiza-se, na maioria das vezes, do lado direito na parte superior das notas ou no rodapé; § 1o
– Apesar da obrigatoriedade da emissão do documento fiscal ser do fornecedor da mercadoria, os clientes, ou seja, aqueles a quem as mercadorias estão destinadas, também são co-responsáveis pela sua emissão, pois de acordo com o Art. 148 do Regulamento do
ICMS, sempre que for obrigatória a emissão de documentos fiscais, aqueles a quem se destinarem essas mercadorias são obrigados a exigir tais documentos dos que devam emiti-los, contendo todos os requisitos legais.

2. Seguir, rigorosamente, a ordem numérica e cronológica das notas fiscais de vendas e de serviços; utilizar carbono dupla face na emissão da NF ou imprimir talões carbonados de boa qualidade;

3. Guardar por cinco anos todos os talonários usados;

4. Todas as vias das notas fiscais canceladas deverão permanecer no talão, e no verso da NF cancelada colocar o motivo do cancelamento (carbonado), ex.: NF cancelada por rasura no campo do valor total da NF, substituída pela de nro. ____;

5. As empresas de “factoring” deverão encaminhar 01 (uma) cópia do termo aditivo;

6. Informar, por escrito, quando houver retenção de tributos realizada nas notas fiscais por órgãos federais, fundações autarquias, para evitar o pagamento em duplicidade, enviar a comprovação;

7. Os descontos concedidos no ato da venda deverão constar da própria nota fiscal de saída; no caso de prestação de serviço, os descontos são geralmente acertados no ato da proposta ou no contrato, devendo, por isso, as notas fiscais serem emitidas pelo valor líquido;

8. Encaminhar à CONTABILIZE, anualmente, informes de rendimentos e retenção de IR na fonte (DIRF) sobre serviços prestados a outras pessoas jurídicas e dos cartões de crédito, como por exemplo planos de saúde e cartões de crédito;
Estes documentos, fornecidos pela fonte pagadora, são de suma importância para a emissão da DIRPJ e para a compensação de impostos devidos, como também para o envio da DIRF;

9. Enviar à CONTABILIZE notas fiscais de compras realizadas fora do Estado, que não tenham sido cadastradas para o recolhimento do ICMS antecipado, no dia seguinte ao seu recebimento, para que seja lançado a NF do sistema da SEFAZ e calculado o imposto devido. Informar quando o produto for para consumo ou imobilizado.

10. Reter na fonte o ISS, IR e o INSS nos pagamentos de serviços prestados por pessoa física ou jurídica quando couber (consultar à CONTABILZE).

11. As empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL ao emitir a NF de venda deverá, obrigatoriamente, fazer constar a seguinte observação, manuscrito, impresso ou através de carimbo:
“PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 128/08”. § 1o

Essa transferência de créditos de ICMS correspondente ao percentual a que a empresa vendedora está sujeita no simples nacional (alíquota mês anterior à venda); na dúvida ligar para CONTABILIZE para saber essa alíquota. Nesse caso, mercadoria tem que ser destinada à comercialização ou industrialização do adquirente.

11.1. Nos casos em que seja obrigatória a retenção do ISS, de acordo com a LC 116/2003, esta passará a ocorrer pela alíquota da empresa optante do SIMPLES nacional, no mês anterior a prestação. Na dúvida ligar para CONTABILIZE  para saber essa alíquota.
A retenção era efetuada pela alíquota de 5%, o que prejudicava as empresas optantes tributadas pelas primeiras faixas das tabelas, onde o percentual é inferior a 5%.

PROCEDIMENTOS NA ÁREA CONTÁBIL

A. DOCUMENTAÇÃO A SER REMETIDA À CONTABILIDADE PARA ESCRITURAÇÃO
Deverão ser enviados à CONTABILIZE, para escrituração, os documentos da seguinte forma para contabilização:

1. Extratos/contratos:
 No extrato de conta corrente todos os Créditos deveram ser identificados, nos referente a recebimento de vendas, deveram ser informado o numero da Nota Fiscal e nome do cliente. É necessário que sejam nos enviados, os extratos de conta Garantida, avisos de Movimentação de títulos de cobrança “Francesinha”, extrato de aplicações financeiras de qualquer natureza, e qualquer outro documento referente à movimentação financeira da empresa;
 Nas operações realizadas com cartões de crédito ou debito corporativos ”pagamentos” devem ser anexados todas as Despesas ao comprovante do pagamento do cartão para a provisão, e seu posterior pagamento ao chegar o vencimento da fatura correspondente. Devem nos ser enviado todos os contratos de Empréstimos, Financiamentos, seguros, consócios e outros de qualquer operação.
OBS: Não é viável misturar operações financeiras pessoais, com as empresariais, se ocorrer orienta-se a fazer um recibo de adiantamento de distribuição de Lucro e anexar ao comprovante das mesmas.
2. Guias de tributos e contribuições recolhidas:

– Enviar-nos copia dos: DARF, DAS, DAE, GPS, FGTS/GFIP, contribuição sindical e todas as despesas anexo ao comprovante de pagamento seja ele copia de cheque, transferência bancaria, ou espécie.

3. Gastos Gerais:
 – Aluguel, Energia, água, telefone, e demais despesas realizadas no mês anexadas ao comprovante de pagamento como mencionado no item anterior;
Obs.: se alugada à sede da empresa, nos enviar copia do contrato para arquivo.

5.Gastos com Serviços tomados:
 – Pessoa Jurídica, nos enviar copia da Nota Fiscal anexo ao comprovante de pagamento. Pessoa Física, nos enviar copia da RPA com o seu respectivo pagamento.

4. Duplicatas/faturas/boletos:
 Enviar-nos as duplicatas, faturas e boletos pagos anexados a cópia da Nota Fiscal e seus respectivos comprovantes de Pagamentos.

5. Gastos com Pessoal:
 – Anexar contracheque, recibo de pró-labore, recibo de férias, rescisão, recibo de compra de vale transporte, ticket e etc. a copia de cheque ou comprovante de transferência bancária.

6. Relação mensal de duplicatas a receber e a pagar;
– A despesa deve ser comprovada por meio de documentação hábil e idônea, tais como notas fiscais, cupons fiscais ou recibos; Todos os documentos que comprovam os gastos deverão ser emitidos nominativamente à empresa, com data, valor total, discriminação dos itens ou serviços, quitação etc.;
Não é aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa, para compra de mercadorias para revenda;
Se possível todas as despesas deverão ser pagas com cheque nominativo e emitida a cópia de cheque; ou o ticket do cheque ou comprovante de transferência bancaria para o fornecedor;

OUTROS PROCEDIMENTOS
1) CPRH – Companhia Pernambucana do Meio Ambiente
Estão obrigadas ao registro no CPRH todas as pessoas físicas e jurídicas, inclusive as entidades
das administrações públicas federal, estadual e municipal, cujas atividades utilizem recursos
ambientais e possam ser causadoras efetivas ou potenciais da poluição ou da degradação
ambiental.
Ex: Indústrias alimentícias, postos de gasolina e atividades similares, hospitais, etc.
2) ECAD – Escritório de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais
Estão obrigadas a obtenção de autorização prévia e pagamento da retribuição autoral ao ECAD de
acordo com a lei 9610/98 (Direitos Autorais) todas as pessoas físicas ou jurídicas que executam
músicas publicamente.
O pagamento da retribuição autoral deve ser mensal no caso de usuários permanentes de
músicas.
Ex: bares, supermercados, hotéis, motéis, etc.
3) IBAMA – Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais e Renováveis
São obrigadas ao registro no Cadastro Técnico Federal de Atividades Potencialmente Poluidoras
ou Utilizadores de Recursos Ambientais, as pessoas físicas ou jurídicas que se dedicam a
atividades potencialmente poluidoras e/ou a extração, produção, transporte e comercialização de
produtos potencialmente perigosos ao meio ambiente, assim como de minerais, produtos e
subprodutos da fauna, flora e pesca.
Ex: padarias (Consumidoras de lenha e carvão), indústrias diversas (metalurgia, alimentícias,
postos de gasolina, etc)
4) Secretaria de Saúde (Licença Sanitária)
Está obrigado ao registro na Secretaria da Vigilância Sanitária, para fins de concessão da
LICENÇA SANITÁRIA, todo estabelecimento que comercializa alimentos, bem como os
prestadores de serviços.
Ex: farmácias e similares, restaurantes, bares, hotéis, salão de beleza, etc.

5) DIVFAL – Divisão de Fiscalização das Atividades Licenciadas
Estão obrigados ao registro neste órgão da Secretaria de Segurança pública, de acordo com o
decreto 19529/96, os estabelecimentos prestadores de serviços, tais como: locadoras de fitas de
vídeos, DVD, etc, casas lotéricas, bares, restaurantes, hotéis, etc.
6)Secretaria de Agricultura
(DEFIS – Deptº. de Inspeção e Fiscalização Agropecuária)
Estão obrigadas ao registro na Secretaria de Agricultura, as pessoas físicas ou jurídicas que
tenham por atividade total ou parcial, conforme decreto 10692/91, a industrialização,
comercialização, transporte e armazenamento de produtos, subprodutos e atividades de origem
vegetal e animal e de insumos agropecuários, bem como os que prestam serviços na aplicação
destes.
Ex: frigoríficos e similares.
7) Informativo CONTABILIZE
Toda documentação deve ser entregue separada por setor, deve-se Ler o informativo
mensalmente, para manter-se atualizado com as modificações da legislação.
8) Entidades filantrópicas devem apresentar plano anual de ação de atividades até –
31.01.2001
As Entidades filantrópicas devem apresentar, ao INSS, até 31.01.2001, o plano de ação das
atividades a ser desenvolvida durante o ano em curso, nos termos do § 2º do art. 209 do
Regulamento da Previdência Social (RPS), aprovado pelo Decreto nº 3.048/99.
Esperamos que estas informações sejam de utilidade para todos os nossos clientes.
Atenciosamente,

CONTABILIZE ASSESSORIA & CONSULTORIA CONTÁBIL.